1. Algemeen
Softprice BV, met maatschappelijke zetel te Zuut 24, 2500 Lier en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0434.762.116 (hierna " Softprice") vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk. Softprice wil haar klanten en de gebruikers van haar diensten zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. Softprice wil haar klantengegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en gebruiken om haar klanten beter van dienst te kunnen zijn en een zo goed mogelijke ervaring te bieden. Hieronder vindt u informatie over welke gegevens Softprice verzamelt, waarom, hoelang en hoe u hierover controle hebt. Softprice nodigt haar klanten uit de tijd te nemen om deze Privacy Policy goed door te nemen.
2. Toepassing
Deze Privacy Policy is van toepassing op al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige). De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 ("Algemene Verordening Gegevensbescherming"), de wet van 8 december 1992 ("Privacywet"), de wet van 13 juni 2005 ("Wet Elektronische Communicatie") en de bijhorende uitvoeringsbesluiten, alsook enige toekomstige wijzigingen hiervan, regelen de bescherming van uw persoonsgegevens. Softprice streeft ernaar om haar plichten na te leven en de rechten van de klant te respecteren telkens wanneer Softprice uw persoonsgegevens verwerkt. Voor meer informatie hieromtrent verwijst Softprice u graag door naar de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer [www.privacycommission.be/nl].
3. Verwerking van persoonsgegevens en verantwoordelijkheden
Onder "persoonsgegevens" wordt het volgende verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"), met dien verstande dat als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatie zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificatie of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. De persoonsgegevens die Softprice verzamelt en verwerkt, beperken zicht tot de gegevens die voortvloeien uit een normale klant/leverancier relatie. Gezien onze klanten firma’s zijn, beperkt zich dit tot een e-mail adres en evt. telefoonnummer, door de klant zelf verstrekt, teneinde onze diensten te kunnen leveren. Softprice treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van haar klanten voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacy Policy. Dit neemt niet weg dat de klant een aantal verplichtingen heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens die de klant toelaat gebruik te maken van Softprice’s producten en diensten. In die hoedanigheid dient de klant steeds waar nodig de wettelijk vereiste toestemmingen van de eindgebruikers te bekomen voor het verwerken van hun persoonsgegevens door Softprice voor zover nodig in het kader van de producten en diensten van Softprice.
4. Doeleinden
Softprice verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij telkens enkel die gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren. Zo gebruiken wij persoonsgegevens: Wanneer wij toestemming hebben gekregen; In het kader van de voorbereiding of uitvoering van een opdracht; Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; en wanneer Softprice daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft, zoals bijvoorbeeld, alnaargelang het geval, het voeren van direct marketing, het voorkomen van fraude, het beheren van interne administratie of het bewaken van een passende netwerk- en informatiebeveiliging, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van de privacy van de betrokkene. Mits toestemming, voor zover vereist, verzamelt Softprice persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen:
Om de aanvraag voor onze producten en diensten in behandeling te nemen.
Als u onze website bezoekt informatie aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor Softprice’s nieuwsbrief, dan heeft Softprice in ieder geval uw adresgegevens nodig. Alle informatie die Softprice in deze precontractuele fase over u ontvangt, gebruikt Softprice alleen om u van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals u dat wilt. Ook wanneer u uiteindelijk beslist om klant te worden bij Softprice, zal Softprice u om een aantal persoonsgegevens vragen zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, klantennummer, en zal Softprice ook bepaalde gegevens aan u toewijzen, zoals logingegevens.
Om de beste service aan te bieden en te informeren over gebruiksmogelijkheden.
Softprice kan persoonsgegevens gebruiken voor het opzetten, onderhouden en ondersteunen van producten en diensten en voor administratieve doeleinden. Om te informeren over (nieuwe) producten en diensten van Softprice. Softprice kan persoonsgegevens gebruiken om (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwe producten, diensten of speciale acties aan te bieden waarvan Softprice meent dat die interessant kunnen zijn voor u. U kan zich voor dit soort berichten afmelden, zie verder.
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
In heel wat gevallen is Softprice wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld in het licht van algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kan Softprice worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige overheden mee te delen.
Om studies, testen en statistieken bij te houden, voor o.a. trendanalyse.
Softprice kan anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern en extern te rapporteren over het gebruik van haar diensten. De gegevens die hierbij gebruikt worden zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die Softprice uit deze analyses haalt, wordt gebruikt om het huidige producten- en dienstenportfolio en Softprice’s processen te evalueren en deze aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen.
5. Beveiliging
Softprice streeft er te allen tijde naar om persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in de fysieke kantoren als op het netwerk van Softprice. Softprice draagt zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Softprice’s medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Ook wordt bij privacygevoelige projecten een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens. Voor de beveiliging van gegevens heeft Softprice een specifieke persoon in dienst die toezien op de naleving van de wetgeving en de ethische aspiraties.Softprice heeft ook een gespecialiseerd persoon in dienst die instaat voor de veiligheid van het netwerk, de infrastructuur en de informatiesystemen. Bovendien gebruikt Softprice allerlei technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie en toegangscontroles voor werknemers.Indien er zich een gegevenslek zou voordoen met ongunstige gevolgen voor persoonsgegevens, dan wordt de klant persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden. Het bestaan en de inhoud van de persoonlijke communicatie die via het netwerk van Softprice verloopt (bijvoorbeeld: e-mailverkeer, hosting, …) is beschermd door de bepalingen over het telecommunicatiegeheim. Dat houdt in dat Softprice en zijn medewerkers buiten de door de wetopgesomde uitzonderingen geen kennis mogen nemen van het bestaan of de inhoud van dergelijke communicatie.Softprice’s websites vermelden soms links naar sites van derden waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van deze Privacy Policy vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens.
6. Verstrekken van gegevens aan derden
Softprice verkoopt geen persoonsgegevens aan derde partijen noch worden deze doorgegeven aan derden tenzij:
Dit nodig is voor onze dienstverlening.
Voor sommige aspecten van onze producten en diensten werken wij samen met derde partijen of schakelen wij onderaannemers in. Deze derde partijen worden steeds zorgvuldig geselecteerd en er is steeds een overeenkomst tussen Softprice en deze derde partij conform de toepasselijke wetgeving. Zo maakt Softprice onder meer gebruik van dienstverleners van domeinnaamregistraties, aanbieders van e-maildiensten, aanbieders van SSL-certificaten, aanbieders van cloud connect-diensten, aanbieders van sitebuilder-diensten, aanbieders van online desktop diensten en aanbieders van online faxdiensten. Voor meer informatie over onze onderaannemers kan u ons steeds contacteren via de contactgegevens onder punt 10. Als u bij Softprice een (online) product of dienst afneemt van een fabrikant of leverancier gevestigd buiten de Europese Unie, is het mogelijk dat er aanvullende maatregelen nodig zijn om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen, zoals een certificering onder het EU-US Privacy Shield en/of een verwerkersovereenkomst met modelclausules die door de Europese Commissie zijn opgesteld.Wanneer een persoons weigert dat zijn gegevens worden doorgegeven, is het mogelijk dat sommigediensten niet meer kunnen worden aangeboden door Softprice.
Er een wettelijke verplichting is.
Softprice verwijst hiervoor naar punt 4 van deze Privacy Policy.
Er een gerechtvaardigd belang is voor Softprice of de betrokken derde.
Dit gebeurt enkel mits het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder doorwegen.
Softprice toelating heeft ontvangen van de betrokkene.
Indien Softprice op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomt Softprice uitdrukkelijke en ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene. De betrokkene heeft ook steeds een mogelijkheid tot verzet (zie verder).
Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens, beschermt Softprice alle persoonsgegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving. In sommige gevallen gebruikt Softprice anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.
7. Rechten van de betrokkene
U kan een aantal rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen ten aanzien van Softprice, voor zover u over die rechten beschikt onder de toepasselijke wetgeving. U kan deze rechten uitoefenen door gebruik te maken van de contactgegevens vermeld onder punt 10 van deze Privacy Policy. Softprice zal dergelijke verzoeken beantwoorden en al dan niet gevolg verlenen aan dergelijke verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en in principe binnen een periode van één (1) maand, eveneens overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Om uw rechten uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, dient u ons een bewijs van uw identiteit te verschaffen. Wij vragen u dan ook om bij voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. De aanvraag kan gestuurd worden naar de gegevens vermeld onder punt 10 van deze Privacy Policy. Wanneer u dit nodig acht, kan u zich eveneens richten tot of een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Belgische Privacy Commissie) (commission@privacycommission.be).
Recht op bezwaar
U heeft te allen tijde het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gesteund is op het gerechtvaardigd belang van Softprice. Indien door u bezwaar gemaakt wordt, staakt Softprice de verwerking van die persoonsgegevens tenzij Softprice dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of die verbandhouden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Recht op inzage en transparantie U hebt het recht op (gratis) toegang tot de gegevens die uzelf betreffen en om een kopie van deze persoonsgegevens te verkrijgen. U kunt ons bovendien vragen:
Recht op rectificatie en gegevens verwijdering
U heeft als betrokkene het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Daarvoor kunnen we gecontacteerd worden vanaf een geregistreerd adres. Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals in geval van een verhuis. U heeft tevens het recht om, zonder onredelijke vertraging, verwijdering van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien en in zoverre:
Recht op beperking van de verwerking
Ook heeft u als betrokkene het recht om van Softprice de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen, indien en in zover één van de volgende elementen van toepassing is:
In geval van beperking van de verwerking, mogen de gegevens wel nog opgeslagen worden door Softprice.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Voor persoonsgegevens die (i) verwerkt worden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, (ii) verstrekt werden door uzelf en (iii) verwerkt worden via geautomatiseerde procedures, heeft u als betrokkene het recht om deze gegevens van Softprice te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en elektronische vorm, alsook om Softprice te verzoeken om die gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere partij, indien dit technisch mogelijk is, als u wenst over te stappen naar een andere aanbieder.
8. Bewaartermijn
Softprice bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens zolang nodig is om de doeleinden zoals beschreven in punt 4 te realiseren. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, bijvoorbeeld om wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen is Softprice bijvoorbeeld verplicht om facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden) of uit de juridische noodzaak om bepaalde gegevens als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van uw contract.
9. Cookies & de website
Afgezien van de gegevens die u vrijwillig met Softprice deelt bij het gebruik van onze websites, hanteert Softprice ook cookies en andere technologische middelen om gegevens te verzamelen.
Websites
Alle informatie, zowel onder de vorm van tekst, bestanden als beelden als eender welke andere vorm wordt door Softprice enkel ten informatieve titel ter beschikking gesteld. Elke geïnteresseerde persoon mag van deze informatie kennisnemen doch Softprice behoudt zich het recht voor om op het tijdstip dat haar passend voorkomt, zonder enige voorafgaande waarschuwing, de regels en voorwaarden betreffende de toegang tot het gebruik van de website te wijzigen, dan wel de gehele website of delen ervan aan een beperking te onderwerpen. De toegang tot dergelijke private gedeelten van de website kunnen afhankelijk gesteld worden van het verstrekken van informatie door de bezoeker/gebruiker van de website. De bezoeker/gebruiker die deze informatie levert verklaart er zich uitdrukkelijk mee akkoord dat deze informatie eigendom wordt van Softprice en dat door de loutere mededeling van informatie aan Softprice, deze laatste de uitdrukkelijke toestemming krijgt om informatie te gebruiken in overeenstemming met de Privacy Policy.Het verlenen van toegang tot het privaat gedeelte van de website van Softprice middels het gebruik van gebruikersnamen en paswoorden, kan ten allen tijden door Softprice worden gewijzigd of geweigerd zonder dat dit tot enige schadevergoeding kan leiden.
Cookies
Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies of vergelijkbare technologieën waarbij informatie op het device wordt opgeslagen en/of uitgelezen (voor het leesgemak worden alle dergelijke technieken hier 'cookie' genoemd).
10. Contactgegevens
Een vraag of verzoek in verband met persoonsgegevens of deze Privacy Policy kan te allen tijde gericht worden aan: Softprice cvba
Attn: Data Protection Officer
Zuut 24, 2500 Lier, België
Tel: +32 3 488 11 33
e-mail: dpo@softprice.be
11. Wijzigingen
Softprice behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy aan te passen. Wijzigingen zullen steeds voorafgaand aan de inwerkingtreding ervan op deze website worden gepubliceerd. Het verdient aanbeveling om deze Policy geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.
