|
Privacy & GPDR
1. Algemeen
Softprice cvba, met maatschappelijke zetel te Zuut 24, 2500 Lier en ingeschreven bij de
KBO onder nummer 0434.762.116 (hierna " Softprice") vindt de bescherming van de persoonlijke
levenssfeer uiterst belangrijk. Softprice wil haar klanten en de gebruikers van haar diensten zoveel
mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt.
Softprice wil haar klantengegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en gebruiken
om haar klanten beter van dienst te kunnen zijn en een zo goed mogelijke ervaring te bieden.
. Hieronder vindt u informatie over welke gegevens Softprice verzamelt, waarom,
hoelang en hoe u hierover controle hebt.
Softprice nodigt haar klanten uit de tijd te nemen om deze Privacy Policy goed door te nemen.
2. Toepassing
Deze Privacy Policy is van toepassing op al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige).
De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 ("Algemene
Verordening Gegevensbescherming"), de wet van 8 december 1992 ("Privacywet"), de wet van 13
juni 2005 ("Wet Elektronische Communicatie") en de bijhorende uitvoeringsbesluiten, alsook enige
toekomstige wijzigingen hiervan, regelen de bescherming van uw persoonsgegevens.
Softprice streeft ernaar om haar plichten na te leven en de rechten van de klant te respecteren
telkens wanneer Softprice uw persoonsgegevens verwerkt. Voor meer informatie hieromtrent
verwijst Softprice u graag door naar de website van de Commissie voor de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer [https://www.privacycommission.be/nl].
3. Verwerking van persoonsgegevens en
verantwoordelijkheden
Onder "persoonsgegevens" wordt het volgende verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of
identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"), met dien verstande dat als identificeerbaar
wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met
name aan de hand van een identificatie zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens,
een online identificatie of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke,
fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke
persoon.
De persoonsgegevens die Softprice verzamelt en verwerkt, beperken zicht tot de gegevens die voortvloeien uit een normale klant/leverancier relatie. Gezien onze klanten firma’s zijn, beperkt zich dit tot een e-mail adres en evt. telefoonnummer, door de klant zelf verstrekt, teneinde onze diensten te kunnen leveren.
Softprice treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van haar
klanten voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacy Policy.
Dit neemt niet weg dat de klant een aantal verplichtingen heeft in verband met de verwerking van
persoonsgegevens die de klant toelaat gebruik te maken van Softprice’s producten en diensten. In
die hoedanigheid dient de klant steeds waar nodig de wettelijk vereiste toestemmingen van de
eindgebruikers te bekomen voor het verwerken van hun persoonsgegevens door Softprice voor zover
nodig in het kader van de producten en diensten van Softprice.
4. Doeleinden
Softprice verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij telkens enkel die gegevens
worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.
Zo gebruiken wij persoonsgegevens:
Wanneer wij toestemming hebben gekregen;
In het kader van de voorbereiding of uitvoering van een opdracht;
Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
en
Wanneer Softprice daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft, zoals bijvoorbeeld, al
naargelang het geval, het voeren van direct marketing, het voorkomen van fraude, het
beheren van interne administratie of het bewaken van een passende netwerk- en
informatiebeveiliging, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang
en het respecteren van de privacy van de betrokkene.
Mits toestemming, voor zover vereist, verzamelt Softprice persoonsgegevens voor de volgende
concrete doelen:
Om de aanvraag voor onze producten en diensten in behandeling te nemen.
Als u onze website bezoekt informatie aan te vragen over onze producten en
diensten of wanneer u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor Softprice’s nieuwsbrief, dan heeft Softprice in ieder geval uw adresgegevens nodig. Alle informatie die Softprice in deze precontractuele fase over u ontvangt, gebruikt Softprice alleen om u van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze
zoals u dat wilt. Ook wanneer u uiteindelijk beslist om klant te worden bij Softprice, zal Softprice u
om een aantal persoonsgegevens vragen zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres,
klantennummer, en zal Softprice ook bepaalde gegevens aan u toewijzen, zoals logingegevens.
Om de beste service aan te bieden en te informeren over gebruiksmogelijkheden.
Softprice kan persoonsgegevens gebruiken voor het opzetten, onderhouden en ondersteunen van
producten en diensten en voor administratieve doeleinden.
Om te informeren over (nieuwe) producten en diensten van Softprice.
Softprice kan persoonsgegevens gebruiken om (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwe
producten, diensten of speciale acties aan te bieden waarvan Softprice meent dat die interessant
kunnen zijn voor u. U kan zich voor dit soort berichten afmelden, zie verder.
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
In heel wat gevallen is Softprice wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te bewaren en/of
mee te delen aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld in het licht van algemene fiscale en
boekhoudkundige verplichtingen. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kan
Softprice worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige
overheden mee te delen.
Om studies, testen en statistieken bij te houden, voor o.a. trendanalyse.
Softprice kan anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern en extern te
rapporteren over het gebruik van haar diensten. De gegevens die hierbij gebruikt worden zijn niet
terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die Softprice uit deze analyses haalt,
wordt gebruikt om het huidige producten- en dienstenportfolio en Softprice’s processen te evalueren
en deze aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen.
5. Beveiliging
Softprice streeft er te allen tijde naar om persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in de
fysieke kantoren als op het netwerk van Softprice. Softprice draagt zorg voor passende
organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.
Softprice’s medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Ook
wordt bij privacygevoelige projecten een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de
bescherming van persoonsgegevens. Voor de beveiliging van gegevens heeft Softprice een specifieke persoon in dienst die toezien op de naleving van de wetgeving en de ethische aspiraties.
Softprice heeft ook een gespecialiseerd persoon in dienst die instaat voor de veiligheid van het
netwerk, de infrastructuur en de informatiesystemen. Bovendien gebruikt Softprice allerlei
technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zoals: beveiliging met een paswoord,
harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie en toegangscontroles
voor werknemers.
Indien er zich een gegevenslek zou voordoen met ongunstige gevolgen voor persoonsgegevens, dan
wordt de klant persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
Het bestaan en de inhoud van de persoonlijke communicatie die via het netwerk van Softprice
verloopt (bijvoorbeeld: e-mailverkeer, hosting, …) is beschermd door de bepalingen over het
telecommunicatiegeheim. Dat houdt in dat Softprice en zijn medewerkers buiten de door de wet
opgesomde uitzonderingen geen kennis mogen nemen van het bestaan of de inhoud van dergelijke
communicatie.
Softprice’s websites vermelden soms links naar sites van derden waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van deze Privacy Policy vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens.
6. Verstrekken van gegevens aan derden
Softprice verkoopt geen persoonsgegevens aan derde partijen noch worden deze doorgegeven aan
derden tenzij:
Dit nodig is voor onze dienstverlening.
Voor sommige aspecten van onze producten en diensten werken wij samen met derde partijen of
schakelen wij onderaannemers in. Deze derde partijen worden steeds zorgvuldig geselecteerd en er is steeds een overeenkomst tussen Softprice en deze derde partij conform de toepasselijke wetgeving.
Zo maakt Softprice onder meer gebruik van dienstverleners van domeinnaamregistraties, aanbieders
van e-maildiensten, aanbieders van SSL-certificaten, aanbieders van cloud connect-diensten,
aanbieders van sitebuilder-diensten, aanbieders van online desktop diensten en aanbieders van
online faxdiensten. Voor meer informatie over onze onderaannemers kan u ons steeds contacteren
via de contactgegevens onder punt 10.
Als u bij Softprice een (online) product of dienst afneemt van een fabrikant of leverancier gevestigd
buiten de Europese Unie, is het mogelijk dat er aanvullende maatregelen nodig zijn om de veiligheid
van persoonsgegevens te waarborgen, zoals een certificering onder het EU-US Privacy Shield en/of
een verwerkersovereenkomst met modelclausules die door de Europese Commissie zijn opgesteld.
Wanneer een persoons weigert dat zijn gegevens worden doorgegeven, is het mogelijk dat sommige
diensten niet meer kunnen worden aangeboden door Softprice.
Er een wettelijke verplichting is.
Softprice verwijst hiervoor naar punt 4 van deze Privacy Policy.
Er een gerechtvaardigd belang is voor Softprice of de betrokken derde.
Dit gebeurt enkel mits het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene niet
zwaarder doorwegen.
Softprice toelating heeft ontvangen van de betrokkene.
Indien Softprice op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een
expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de
doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomt Softprice uitdrukkelijke en ondubbelzinnige
toestemming van de betrokkene. De betrokkene heeft ook steeds een mogelijkheid tot verzet (zie
verder).
Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens, beschermt Softprice alle
persoonsgegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving.
In sommige gevallen gebruikt Softprice anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële
doeleinden of voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een
bepaald individu.
7. Rechten van de betrokkene
U kan een aantal rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen ten
aanzien van Softprice, voor zover u over die rechten beschikt onder de toepasselijke wetgeving.
U kan deze rechten uitoefenen door gebruik te maken van de contactgegevens vermeld onder punt
10 van deze Privacy Policy. Softprice zal dergelijke verzoeken beantwoorden en al dan niet gevolg
verlenen aan dergelijke verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en in principe binnen
een periode van één (1) maand, eveneens overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
Om uw rechten uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens
te voorkomen, dient u ons een bewijs van uw identiteit te verschaffen. Wij vragen u dan ook om bij
voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. De
aanvraag kan gestuurd worden naar de gegevens vermeld onder punt 10 van deze Privacy Policy.
Wanneer u dit nodig acht, kan u zich eveneens richten tot of een klacht indienen bij de
Gegevensbeschermingsautoriteit (Belgische Privacy Commissie) (
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).
Recht op bezwaar
U heeft te allen tijde het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen
bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gesteund is op het
gerechtvaardigd belang van Softprice. Indien door u bezwaar gemaakt wordt, staakt Softprice de
verwerking van die persoonsgegevens tenzij Softprice dwingende gerechtvaardigde gronden voor de
verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of die verband
houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Recht op inzage en transparantie
U hebt het recht op (gratis) toegang tot de gegevens die uzelf betreffen en om een kopie van deze
persoonsgegevens te verkrijgen. U kunt ons bovendien vragen:
• Of wij persoonsgegevens van u verwerken;
• Voor welke doeleinden wij die verwerken;
• Welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken;
• Met welke categorieën van derden wij uw persoonsgegevens delen;
• Wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens;
• Welke rechten u heeft.
Recht op rectificatie en gegevens verwijdering
U heeft als betrokkene het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde
persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Daarvoor kunnen we gecontacteerd
worden vanaf een geregistreerd adres. Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals in geval van een verhuis.
U heeft tevens het recht om, zonder onredelijke vertraging, verwijdering van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien en in zoverre:
1. de persoonsgegevens niet langer zijn nodig zijn voor de doeleinden;
2. er niet langer een rechtsgrond voorhanden is;
3. u bezwaar maakt tegen de verwerking, en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde
gronden zijn voor de verwerking door Softprice;
4. de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn; of
5. de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die
op Softprice rust.
Softprice zal u na uitvoering van een verzoek tot verwijdering een bevestigingsbericht sturen. Bij
gedeeltelijke verwijdering zal Softprice eveneens toelichten waarom niet volledig aan het verzoek
kon worden voldaan.
Het is mogelijk dat, afhankelijk van de aard van het verzoek, sommige diensten niet meer kunnen
aangeboden worden door Softprice. Softprice kan ook niet altijd alle gevraagde gegevens
verwijderen, bijvoorbeeld om wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan
boekhoudkundige en fiscale verplichtingen is Softprice bijvoorbeeld verplicht om facturatiegegevens
voor maximaal 7 jaar bij te houden).
Recht op beperking van de verwerking
Ook heeft u als betrokkene het recht om van Softprice de beperking van de verwerking van uw
persoonsgegevens te verkrijgen, indien en in zover één van de volgende elementen van toepassing
is:
1. u betwist de juistheid van de persoonsgegevens, in welk geval de verwerking beperkt wordt
gedurende een periode die Softprice in staat stelt de juistheid ervan te controleren;
2. de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en
verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
3. Softprice heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u
heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
4. u heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of
de gerechtvaardigde gronden van Softprice zwaarder wegen dan die van de betrokkene.
In geval van beperking van de verwerking, mogen de gegevens wel nog opgeslagen worden door
Softprice.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Voor persoonsgegevens die (i) verwerkt worden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst,
(ii) verstrekt werden door uzelf en (iii) verwerkt worden via geautomatiseerde procedures, heeft u als
betrokkene het recht om deze gegevens van Softprice te verkrijgen in een gestructureerde,
gangbare en elektronische vorm, alsook om Softprice te verzoeken om die gegevens rechtstreeks
over te dragen aan een andere partij, indien dit technisch mogelijk is, als u wenst over te stappen
naar een andere aanbieder.
8. Bewaartermijnen
Softprice bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens zolang nodig is om de doeleinden zoals
beschreven in punt 4 te realiseren.
De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, bijvoorbeeld om wettelijke verplichtingen na te
komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen is Softprice
bijvoorbeeld verplicht om facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden) of uit de juridische
noodzaak om bepaalde gegevens als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na
beëindiging van uw contract.
9. Cookies & de website
Afgezien van de gegevens die u vrijwillig met Softprice deelt bij het gebruik van onze websites,
hanteert Softprice ook cookies en andere technologische middelen om gegevens te verzamelen.
Websites
Alle informatie, zowel onder de vorm van tekst, bestanden als beelden als eender welke andere vorm
wordt door Softprice enkel ten informatieve titel ter beschikking gesteld.
Elke geïnteresseerde persoon mag van deze informatie kennisnemen doch Softprice behoudt zich het
recht voor om op het tijdstip dat haar passend voorkomt, zonder enige voorafgaande waarschuwing,
de regels en voorwaarden betreffende de toegang tot het gebruik van de website te wijzigen, dan
wel de gehele website of delen ervan aan een beperking te onderwerpen.
De toegang tot dergelijke private gedeelten van de website kunnen afhankelijk gesteld worden van
het verstrekken van informatie door de bezoeker/gebruiker van de website. De bezoeker/gebruiker
die deze informatie levert verklaart er zich uitdrukkelijk mee akkoord dat deze informatie eigendom
wordt van Softprice en dat door de loutere mededeling van informatie aan Softprice, deze laatste de
uitdrukkelijke toestemming krijgt om informatie te gebruiken in overeenstemming met de Privacy
Policy.
Het verlenen van toegang tot het privaat gedeelte van de website van Softprice middels het gebruik
van gebruikersnamen en paswoorden, kan ten allen tijden door Softprice worden gewijzigd of
geweigerd zonder dat dit tot enige schadevergoeding kan leiden.
Cookies
Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies of vergelijkbare technologieën waarbij
informatie op het device wordt opgeslagen en/of uitgelezen (voor het leesgemak worden alle
dergelijke technieken hier 'cookie' genoemd).
10. Contactgegevens
Een vraag of verzoek in verband met persoonsgegevens of deze Privacy Policy kan te allen tijde
gericht worden aan:
Softprice cvba
Attn: Data Protection Officer
Zuiut 24, 2500 Lier, België
Tel: +32 3 488 11 33
e-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
11. Wijzigingen
Softprice behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy aan te passen. Wijzigingen zullen
steeds voorafgaand aan de inwerkingtreding ervan op deze website worden gepubliceerd. Het
verdient aanbeveling om deze Policy geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de
hoogte bent.
|
